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Der Januar ist bei uns dem Thema E-Mail gewidmet. So erklärten wir die Rundruf-Erweiterung 'E-Mail-Versand' zu unserem DAKS-Modul des Monats und präsentierten Ihnen letzte Woche die Erweiterung im Detail.

'E-Mail-Versand' ist dabei ein Baustein für die verlässliche Alarmierung und Kommunikation mit DAKS. Die Tatsache, dass DAKS wie kein anderer Alarmserver Meldungen aus den unterschiedlichsten (heterogenen) Infrastrukturen annehmen, umwandeln und wiederum in vielen verschiedenen Formaten und Medien ausgeben kann, ist einer der Schlüssel für diese Zuverlässigkeit. Denn was würde es nutzen, wenn ein Alarmserver Ihrem Servicetechniker eine Störmeldung auf seine Festnetznummer leitet, während dieser leider gerade nur mobil zu erreichen ist? Oder was, wenn er sich in einer derart lauten Umgebung aufhält, dass es ihm kaum oder gar nicht möglich ist, eine Ansage abzuhören? 

Solche und viele andere Umstände sind im wirklichen Arbeitsleben nicht die Ausnahme, sondern die Regel, nicht zuletzt auch, weil Arbeitsplätze und Workflows zunehmend mobiler werden. DAKS kümmert sich deshalb um das, was Sie nicht für jede Situation bedenken müssen und gibt jede Meldung grundsätzlich sowohl in Sprache als auch in Textform aus. Dies wiederum ermöglicht eine Kommunikation über verschiedenste Medien und Kanäle mit dem Ziel, für jede Aufgabe einen Verantwortlichen innerhalb der richtigen Zeit zu erreichen.

So wird aus einer E-Mail ein Anruf

Während also unser DAKS-Modul des Monats 'E-Mail-Versand' dafür sorgt, dass ein Rundruf auch als E-Mail verschickt werden kann, gibt es auch für den umgekehrten Fall eine entsprechende DAKS-Lösung: 'Mail2Phone'!

Oftmals werden Störmeldungen von den Auslösern selbst im E-Mail-Format ausgegeben. Dieses Verfahren wird genutzt, wenn die physische Übermittlung von Daten über Kontakte und Kabel z. B. aufgrund von großen Entfernungen nicht angezeigt oder zu teuer ist. Doch ist der verantwortliche Empfänger auch per E-Mail erreichbar, z. B. aufgrund einer Rufbereitschaft? Und ist die Signalisierung eines E-Mail-Eingangs überhaupt ausreichend um so viel Aufmerksamkeit zu wecken wie es ein Klingelton bei einem Anruf könnte? Mit dem Erweiterungsmodul 'Mail2Phone' wandelt DAKS die ursprüngliche E-Mail in einen Anruf um, oder startet sogar im DAKS hinterlegte Rundrufprozesse. 

Beispiel

Die Abfüllanlage sendet eine E-Mail

In einer Abfüllanlage wird ein bestimmter Füllstand unterschritten. Die Anlage sendet automatisch eine E-Mail mit den genauen Daten zur Störung an Mail2Phone.

DAKS ruft die verantwortlichen Servicetechniker an

DAKS ruft – mit einem Einzelruf oder Gruppenruf – den oder die entsprechend verantwortlichen Servicetechniker an. Dabei kann im Mail2Phone-Server ein Sonderrufton eingestellt werden, so dass die angerufenen Teilnehmer sogleich erkennen können, dass es sich um eine Störungsmeldung, und nicht um einen gewöhnlichen Anruf handelt.

Der Servicetechniker hört eine Ansage

Ein Servicetechniker nimmt den Anruf entgegen und hört eine Ansage: "Sie haben eine Nachricht erhalten." und "Mit der Stern- oder Rautetaste können Sie innerhalb der Nachricht vorwärts bzw. rückwärts blättern."

Der Text erscheint im Display

Nun kann der Empfänger die vollständige Nachricht zum Füllstand auf dem Display eines beliebigen textfähigen Endgeräts lesen. Für Mobilgeräte kann der E-Mail-Text auf Wunsch alternativ auch als SMS ausgegeben werden.

Per Tastendruck kann er den Auftrag annehmen

Wenn eine Quittierung angefordert ist, wird eine zusätzliche Ansage abgespielt: "Bestätigen Sie die Nachricht positiv mit 1 oder negativ mit 0." Die Rückmeldungen über angenommene, bzw. nicht angenommene sowie positive oder negative Quittierungen gehen direkt zurück an den Intiator der E-Mail.

Das macht die DAKS-Erweiterung 'Mail2Phone' zu einem weiteren Baustein für hohe mobile Erreichbarkeit und verlässliche Alarmierung.

Mit diesen 3 Tipps nutzen Sie die DAKS-Erweiterung 'Mail2Phone' sogar noch besser:

Alarmrufton für mehr Aufmerksamkeit
Besonders wichtige Meldungen brauchen auch besondere Aufmerksamkeit! Wenn die E-Mail mit "Wichtigkeit hoch" markiert wird, kann der von DAKS gestartete Rundruf auf allen geeigneten Endgeräten in einem auffälligen Alarmrufton klingeln.

Vorlesen mit 'Text-to-Voice'
Mit dem zusätzlichen DAKS-Modul 'Text-to-Voice'*, können sich die Teilnehmer den E-Mail-Text sogar vorlesen lassen.

Übersrpingen überflüssiger Textstellen bei langen E-Mail-Texten
Manche Systeme geben E-Mails mit sehr langen Texten aus, die auch Texte / Daten beinhalten, die für eine schnelle Bearbeitung der Störung nicht unbedingt notwendig sind und bei der Entgegennahme der Nachricht eher stören. Mit der Funktion 'Parsen' können im Rundruf "Trigger"-Worte eingestellt und so Texte erst ab bestimmten Stellen übermittelt werden.