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Längst müssen für Meetings und Absprachen nicht mehr alle beteiligten Mitarbeiter an einem Ort zusammenkommen. Neue Arbeitsformen wie Home Office, mobile Workflows und international verteilte Standorte erfordern immer mehr die Möglichkeit, auch fernmündlich eine gemeinsame und gleichzeitige Besprechung mit mehreren Teilnehmern abzuhalten.

In Krisenfällen ist dies sogar unumgänglich: Alle Verantwortlichen, z. B. die Mitglieder eines Krisenstabs, müssen umgehend die Möglichkeit haben, miteinander zu kommunizieren, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Telefonkonferenzen helfen dabei, dass wichtige Entscheidungen schnell und kompetent getroffen werden können.

Doch wie können Telefonkonferenzen – solche für den Alltag, wie auch solche für die Krise – auch effektiv gestaltet werden?


 Wie können Telefonkonferenzen effektiver gestaltet werden?



So gestalten Sie Ihre Telefonkonferenzen mit DAKS besonders effektiv und sicher

  1. Bereiten Sie die Teilnehmer auf die Konferenz vor!
    Helfen Sie Ihren Teilnehmern, sich rechtzeitig auf die Themen vorzubereiten, die Sie besprechen wollen. Richten Sie beispielsweise einen automatisierten Rundruf in geeignetem zeitlichem Abstand vor der Telefonkonferenz ein, der die Konferenzteilnehmer mit einer Ansage über den Themen- und Ablaufplan informiert.
  2. Ernennen Sie einen Moderator!
    Mindestens ab fünf Teilnehmern sollte ein Moderator die Konferenz führen, um eine effektive Arbeitsweise zu sichern. Der Moderator begrüßt die Teilnehmer und stellt ggf. einander noch nicht bekannte Teilnehmer vor. Er steuert den Ablauf und behält die Uhr im Auge. Außerdem unterstützt der Moderator das Gespräch, indem er Rederecht erteilt, oder einzelne Teilnehmer aktiv anspricht und zu Beiträgen anregt. Zwischen den Themenblöcken kann er wichtige Ergebnisse jeweils kurz zusammenfassen. Der Moderator achtet auf die Einhaltung der Konferenzregeln (Ausreden lassen, Sprechzeit-Begrenzungen, Thema,…) und sorgt so für eine lösungsorientierte Bearbeitung.
  3. Richten Sie eine einleitende Ansage für den Konferenzanruf ein!Beispiel für eine Ansage vor Konferenzbeginn
    Vermeiden Sie die üblichen zeitraubenden Fragen zu Anfang vieler Konferenzen. Beantworten Sie diese noch vor der Konferenz durch eine individuell über Ihr Telefon aufgenommene Ansage. Diese könnte beispielsweise folgende Informationen enthalten:
    - Name der Konferenz (z. B. „Morning Briefing“)
    - Konferenzregeln (z. B. „Bitte sagen Sie zu Beginn einer Wortmeldung Ihren Namen“)
    - Name und Funktion des Moderators
    - Name und Funktion der übrigen Teilnehmer
  4. Informieren Sie über wichtige technische Funktionen!
    Nutzen Sie die einleitende Ansage auch, um wichtige technische Funktionen der Telefonkonferenz zu erklären, z. B. das Stumm- und Freischalten. Mobile Teilnehmer können sich mitunter an lauten Orten aufhalten, was die Konferenz stören kann. Schalten diese Teilnehmer sich stumm („Mute“-Funktion), werden die übrigen Teilnehmer von den störenden Geräuschen nicht mehr beeinträchtigt.
  5. Starten Sie pünktlich!
    Viele geplante Konferenzen starten mit Verspätung, was nicht nur sehr ineffektiv ist, sondern teilweise zu geradezu quälenden Verzögerungen führt. Teilnehmer müssen auf andere warten, obwohl sie viele Aufträge zu erledigen oder Folgetermine wahrzunehmen haben. Das erschwert die Zusammenarbeit genauso wie die Arbeit des Einzelnen.
    Vermeiden Sie ärgerliche Verzögerungen und Unruhe im Meeting durch verspätete Teilnehmer und Einwahlschwierigkeiten. Nutzen Sie die Rundruf-Funktion der DAKS-Konferenzen und lassen Sie DAKS die Teilnehmer zur Konferenz anrufen. So kann ausgeschlossen werden, dass Teilnehmer den Termin vergessen oder sich verspäten.
    Automatisch gestartete DAKS-Konferenzen ersparen Ihnen ebenfalls das jeweilige Einrichten vor der Konferenz. Regelmäßig geplante Besprechungen können zuvor in DAKS definiert werden. DAKS ruft dann alle Teilnehmer automatisch an.
    Auch für Notkonferenzen können die erforderlichen Teilnehmer schon vorab in DAKS mit mehreren Telefonnummern definiert werden. Gerade in einer Krisensituation ist es schwierig, erst in Listen nachsehen zu müssen, wer für den aktuellen Notfall zum Entscheidungsgremium gehört. Die in DAKS fertig eingerichtete Notfallkonferenz kann dagegen ganz einfach und schnell mit einem Mausklick, Alarmknopf oder einer Tastenkombination gestartet werden und die benötigten Teilnehmer werden automatisch angerufen und der Konferenz hinzugefügt.
  6. Nutzen Sie DAKS-Konferenzen um Unterbrechungen zu vermeiden!
    Bei Konferenzteilnehmern, die mobil unterwegs sind, kann es zu Verbindungsabrissen kommen, z. B. durch Tunnelfahrten. DAKS stellt die Verbindung selbständig wieder her, so oft wie nötig. Der mobile Teilnehmer muss sich so nicht um die Wiedereinwahl kümmern, was insbesondere bei Autofahrten mühsam oder ablenkend sein kann. Die Konferenz kann so schnellstmöglich mit der vollständigen Teilnehmerzahl fortgeführt werden.
  7. Begrenzen Sie die Dauer der Konferenz!
    Man kennt es von Meetings: Zwar ist eine feste Start- und Endzeit eingeplant, dennoch kommt es häufig vor, dass Besprechungen sich in die Länge ziehen und Anschlusstermine oder geplante Aktivitäten sich so verzögern. Das ist ärgerlich und ineffektiv. 
    Gerade bei regelmäßigen Konferenzen, wie z. B. täglichen Briefings kann eine Zeitbegrenzung solche Verzögerungen vermeiden helfen. Eine in DAKS einstellbare Ansage in definierten Abständen vor dem geplanten Konferenzende hilft den Teilnehmern, sich an den Zeitplan zu halten, auf den Punkt zu kommen und so effektivere Besprechungen durchzuführen.
    Sollte ein wichtiges Thema spontan eine längere Besprechungszeit erfordern, kann der Operator die Konferenz über sein Telefongerät verlängern.
  8. Erteilen Sie Rederechte!
    In manchen Besprechungen sollen primär Informationen vermittelt werden. In diesem Fall kann Rederecht nur an bestimmte Teilnehmer übertragen werden. Die restlichen Teilnehmer können nur zuhören. So vermeiden Sie Verzögerungen durch nicht vorgesehene Rückfragen der Teilnehmer.
  9. Gestalten Sie den Zugang zu vertraulichen Besprechungen sicher!
    Geht es um vertrauliche Themen, können Sie mit DAKS zusätzlich zur Einwahl-PIN einmalige Sicherheitscodes vergeben. So verhindern Sie, dass Unbefugte in die Konferenz gelangen können. Außerdem überwacht DAKS während der Konferenz die Rufnummern und Verbindungszustände der Teilnehmer
  10. Protokollieren Sie Ihre Besprechungen!
    Gesprächsmitschnitte helfen dabei, dass keine Information verloren geht, und das Besprechungsergebnis festgehalten wird. Auf Wunsch kann DAKS Aufzeichnungsgeräte in die Konferenz mit einbinden.
    Zusätzlich zeichnet das automatische DAKS-Protokoll alle technischen Daten der Konferenz auf, z. B. welche Teilnehmer wann und über welche Rufnummern erreicht wurden, Uhrzeiten und Gesprächsdauer. Beispielsweise bei Krisen- oder Notfallkonferenzen kann diese Log-Datei als rechtliche Grundlage herangezogen werden.




Erfahren Sie mehr über unser DAKS-Applikationsmodul ‚Konferenzen‘

Die DAKS-Konferenzen sind unser DAKS-Modul des Monats August. Mehr Informationen zum Thema finden Sie in unserem Artikel "Unser DAKS-Applikationsmodul des Monats August ‚Konferenzen‘: Viel mehr als nur eine Telefonkonferenz" – und in unserem kurzem Erklär-Video!

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Selbsttest für das Modul des Monats Januar

Das DAKS-Funktionsmodul 'E-Mail-Versand' könnte interessant für Sie sein, wenn...

  • Sie sicherstellen möchten, dass eine Rundrufinformation bestimmte Teilnehmer auf jeden Fall erreicht – unabhängig davon, ob diese den Rundruf aktiv entgegennehmen konnten oder nicht.
  • Sie möchten, dass Empfänger, die einen Rundruf positiv quittiert haben, die Möglichkeit haben, den Inhalt des Rundrufs auch in Nachhinein jederzeit abzurufen, z. B. bei längeren Texten oder komplexeren Detailinformationen.
  • Sie die Möglichkeit haben möchten, einem oder mehreren Verantwortlichen die wichtigsten Rundrufergebnisse umgehend in einer kurzen E-Mail-Zusammenfassung zur Verfügung zu stellen, z. B. um sicherzustellen, dass eine wichtige Aufgabe übernommen wurde.
  • Sie möchten, dass einem oder mehreren Verantwortlichen automatisch ein vollständiges Rundrufprotokoll zugesendet wird, z. B. zu Dokumentationszwecken.

Wenn Sie auch nur einer der obigen Aussagen zustimmen konnten, kann sich die Erweiterung 'E-Mail-Versand' bereits für Sie bezahlt machen!

Kontaktieren Sie Ihren Händler und profitieren Sie in Zukunft von noch effizienteren und verlässlicheren Arbeitsabläufen dank DAKS!

Selbsttest für das Modul des Monats Februar

Das DAKS-Applikationsmodul 'Infotelefon' könnte interessant für Sie sein, wenn...

  • Sie in bestimmten Situationen oder bei bestimmten Ereignissen regelmäßig wiederkehrend ein hohes Anrufaufkommen bewältigen müssen, um überwiegend ähnliche Fragen zu beantworten (z. B. um laufend über den aktuellen Stand einer Verkehrslage, Wetterlage oder Störungsbehebung zu informieren).
  • Sie die Möglichkeit brauchen, internen und externen Anrufern in der gleichen Situation unterschiedliche Ansagen zur Verfügung zu stellen.
  • Sie generell Ihren Anrufern ermöglichen wollen, mehr als nur eine Ansage zu hören, auch dialoggeführt. Z. B. Programmhinweise, Meldungsverläufe oder Meldungen zu verschiedenen Themen.
  • Sie Anrufern ermöglichen wollen, vorangegangene Rundrufe nochmal anzuhören – inklusive erneuter Display-Text-Übertragung.
  • Sie wiederkehrende Ansagen vorbereiten und zum regelmäßigen Gebrauch hinterlegen wollen, z. B. "Keine Störung", "Störung", "Mittagspause", usw.
  • Sie zeitgesteuert unterschiedliche hinterlegte Ansagen abspielen wollen.
  • Sie zusätzlich ad hoc aktuelle Ansagen aufnehmen und abspielen wollen.
  • Sie Live-Übertragungen per Telefon ermöglichen wollen, z. B. bei Tagungen, Betriebsversammlungen und Vorstandssitzungen.
  • Sie über eine Telefonnummer generell Audioquellen zur Verfügung stellen wollen, z. B. Mikrofone, Radiosender, etc

Wenn Sie auch nur einer der obigen Aussagen zustimmen konnten, kann sich das Applikationsmodul 'Infotelefon' bereits für Sie bezahlt machen!

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Selbsttest für das Modul des Monats März

Das DAKS-Erweiterungsmodul 'DAKS Customized Operator' könnte interessant für Sie sein, wenn...

  • Sie für ein Ereignis komplexe Abläufe auslösen müssen, z. B. mehrere Rundrufe gleichzeitig mit unterschiedlich kombinierten Ansagekonserven.
  • Sie mit weniger Klicks schnell und optimiert Prozesse auslösen wollen.
  • Ereignisse in Ihrem Unternehmen durch hohe Wichtigkeit häufig zu angespannten Situationen führen, in denen Fehler passieren könnten.
  • Sie Ihre Mitarbeiter durch intuitive und sichere Bedienung in der verantwortlichen Durchführung ihrer Aufgabe unterstützen möchten.
  • Sie Bedienoberflächen nach Ihrem eigenen Bedarf gestalten wollen, z. B. branchen- oder fachspezifische Optik für eine bessere Identifizierung mit der Bedienung.
  • Sie grafische Elemente, wie z. B. Lagepläne oder Grundrisse, auf Ihren Bedienoberflächen abbilden wollen.
  • Sie regelmäßige Übungen mit DAKS noch bequemer durchführen wollen.
  • Sie Prozesse häufig anpassen müssen, z. B. durch Ablaufoptimierung oder sich ändernde Bedingungen

Wenn Sie auch nur einer der obigen Aussagen zustimmen konnten, kann sich das Applikationsmodul 'Infotelefon' bereits für Sie bezahlt machen!

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Selbsttest für das Modul des Monats April

Das DAKS-Erweiterungsmodul 'DAKS Desktop Client' könnte interessant für Sie sein, wenn...

  • Sie in Ihrem Unternehmen / Ihrer Organisation Arbeitsplätze mit Kundenkontakt / Publikumsverkehr haben. (z. B. Behörden, Bürgerbüros, Jobcenter, Geldinstitute, Einkaufseinrichtungen, Notaufnahmen, Pforten oder Rezeptionen)
  • Sie eine besonders unauffällige Alarmierungsmöglichkeit brauchen, z. B. um bei eskalierenden Kundengesprächen „wie zufällig“ Kollegen dazu zu holen, ohne den Kunden mit einer offensichtlichen Alarmauslösung zu brüskieren.
  • Sie eine Alternative oder Ergänzung zu physischen Notfallknöpfen –hebeln oder –pedalen suchen, z. B. weil diese zu auffällig, unpraktisch, störend oder aus anderen Gründen nicht ausreichend sind.
  • Sie eine einfach zu realisierende Notknopflösung bevorzugen und zusätzliche Verkabelungen und Anschluss-Installationen vermeiden wollen oder müssen.
  • Sie die Alarmierung eines Mitarbeiters an die Kollegen in benachbarten Büros sowohl an deren Telefone als auch an die Bildschirme leiten wollen inklusive einer genauen Information, wo sich die um Hilfe bittende Person befindet.
  • Sie auf eine detaillierte Protokollierung sämtlicher Alarmprozesse Wert legen, z. B. um diese in eskalierten Fällen als Beweismittel für Strafprozesse gegen Gewalttäter hinzu zu ziehen.

Wenn Sie auch nur einer der obigen Aussagen zustimmen konnten, kann sich das Erweiterungsmodul 'DAKS Desktop Client' bereits für Sie bezahlt machen!

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Selbsttest für das Modul des Monats Mai

Das DAKS-Applikationsmodul 'Anwahlprofile' könnte interessant für Sie sein, wenn...

  • Sie Service-, Auskunfts- oder andere (auch interne) Hotlines anbieten.
  • Sie in Ihrem Unternehmen / Ihrer Organisation Bereitschaftsdienste eingerichtet haben.
  • Sie oder Ihre Mitarbeiter mit einer Rufnummer auf mehreren Endgeräten erreichbar sein sollen, z. B. für eine bessere Mobilität, „Flexible Offices“, usw.
  • Bestimmte Rufnummern nur von vordefinierten, berechtigten Teilnehmern erreicht werden sollen, z. B. VIPs, Entscheider, usw.

Wenn Sie auch nur einer der obigen Aussagen zustimmen konnten, kann sich das Applikationsmodul 'Anwahlprofile' bereits für Sie bezahlt machen!

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Selbsttest für das Modul des Monats August

Das DAKS-Applikationsmodul 'Konferenzen' könnte interessant für Sie sein, wenn...

  • Sie regelmäßige Besprechungen mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten durchführen müssen (z. B. zwischen einer Zentrale und Filialen).
  • Sie regelmäßige Besprechungen mit Teilnehmern durchführen wollen, die zwar an einem Standort arbeiten, jedoch in mobile Aufgaben eingebunden sind und ihren Workflow nicht unbedingt unterbrechen müssen (z. B. Morning Briefing in Hotels).
  • Sie Konferenzen zwischen vordefinierten Teilnehmern automatisch starten lassen wollen, getriggert z. B. durch Uhrzeiten, Fehlermeldungen, Alarmtasten, Mausklicks.
  • es bei Ihren mobilen Konferenzteilnehmern häufig zu Verbindungsabbrüchen kommt.
  • Sie Krisen- oder Notkonferenzen durchführen wollen und dabei auch niederpriore Gespräche unterbrechen wollen, um wichtige Teilnehmer in die Konferenz zu bekommen.
  • Sie die Möglichkeit haben wollen, Konferenzen mit vielen detaillierten Einstellungsvarianten für Ihre verschiedenen Anwendungsfälle einzurichten.
  • Sie hochsichere Konferenzen für vertrauliche Themen durchführen müssen.

Wenn Sie auch nur einer der obigen Aussagen zustimmen konnten, kann sich das Applikationsmodul 'Konferenzen' bereits für Sie bezahlt machen!

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