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Längst müssen für Meetings und Absprachen nicht mehr alle beteiligten Mitarbeiter an einem Ort zusammenkommen. Neue Arbeitsformen wie Home Office, mobile Workflows und international verteilte Standorte erfordern immer mehr die Möglichkeit, auch fernmündlich eine gemeinsame und gleichzeitige Besprechung mit mehreren Teilnehmern abzuhalten.

In Krisenfällen ist dies sogar unumgänglich: Alle Verantwortlichen, z. B. die Mitglieder eines Krisenstabs, müssen umgehend die Möglichkeit haben, miteinander zu kommunizieren, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Telefonkonferenzen helfen dabei, dass wichtige Entscheidungen schnell und kompetent getroffen werden können.

Doch wie können Telefonkonferenzen – solche für den Alltag, wie auch solche für die Krise – auch effektiv gestaltet werden?


 Wie können Telefonkonferenzen effektiver gestaltet werden?



So gestalten Sie Ihre Telefonkonferenzen mit DAKS besonders effektiv und sicher

  1. Bereiten Sie die Teilnehmer auf die Konferenz vor!
    Helfen Sie Ihren Teilnehmern, sich rechtzeitig auf die Themen vorzubereiten, die Sie besprechen wollen. Richten Sie beispielsweise einen automatisierten Rundruf in geeignetem zeitlichem Abstand vor der Telefonkonferenz ein, der die Konferenzteilnehmer mit einer Ansage über den Themen- und Ablaufplan informiert.
  2. Ernennen Sie einen Moderator!
    Mindestens ab fünf Teilnehmern sollte ein Moderator die Konferenz führen, um eine effektive Arbeitsweise zu sichern. Der Moderator begrüßt die Teilnehmer und stellt ggf. einander noch nicht bekannte Teilnehmer vor. Er steuert den Ablauf und behält die Uhr im Auge. Außerdem unterstützt der Moderator das Gespräch, indem er Rederecht erteilt, oder einzelne Teilnehmer aktiv anspricht und zu Beiträgen anregt. Zwischen den Themenblöcken kann er wichtige Ergebnisse jeweils kurz zusammenfassen. Der Moderator achtet auf die Einhaltung der Konferenzregeln (Ausreden lassen, Sprechzeit-Begrenzungen, Thema,…) und sorgt so für eine lösungsorientierte Bearbeitung.
  3. Richten Sie eine einleitende Ansage für den Konferenzanruf ein!Beispiel für eine Ansage vor Konferenzbeginn
    Vermeiden Sie die üblichen zeitraubenden Fragen zu Anfang vieler Konferenzen. Beantworten Sie diese noch vor der Konferenz durch eine individuell über Ihr Telefon aufgenommene Ansage. Diese könnte beispielsweise folgende Informationen enthalten:
    - Name der Konferenz (z. B. „Morning Briefing“)
    - Konferenzregeln (z. B. „Bitte sagen Sie zu Beginn einer Wortmeldung Ihren Namen“)
    - Name und Funktion des Moderators
    - Name und Funktion der übrigen Teilnehmer
  4. Informieren Sie über wichtige technische Funktionen!
    Nutzen Sie die einleitende Ansage auch, um wichtige technische Funktionen der Telefonkonferenz zu erklären, z. B. das Stumm- und Freischalten. Mobile Teilnehmer können sich mitunter an lauten Orten aufhalten, was die Konferenz stören kann. Schalten diese Teilnehmer sich stumm („Mute“-Funktion), werden die übrigen Teilnehmer von den störenden Geräuschen nicht mehr beeinträchtigt.
  5. Starten Sie pünktlich!
    Viele geplante Konferenzen starten mit Verspätung, was nicht nur sehr ineffektiv ist, sondern teilweise zu geradezu quälenden Verzögerungen führt. Teilnehmer müssen auf andere warten, obwohl sie viele Aufträge zu erledigen oder Folgetermine wahrzunehmen haben. Das erschwert die Zusammenarbeit genauso wie die Arbeit des Einzelnen.
    Vermeiden Sie ärgerliche Verzögerungen und Unruhe im Meeting durch verspätete Teilnehmer und Einwahlschwierigkeiten. Nutzen Sie die Rundruf-Funktion der DAKS-Konferenzen und lassen Sie DAKS die Teilnehmer zur Konferenz anrufen. So kann ausgeschlossen werden, dass Teilnehmer den Termin vergessen oder sich verspäten.
    Automatisch gestartete DAKS-Konferenzen ersparen Ihnen ebenfalls das jeweilige Einrichten vor der Konferenz. Regelmäßig geplante Besprechungen können zuvor in DAKS definiert werden. DAKS ruft dann alle Teilnehmer automatisch an.
    Auch für Notkonferenzen können die erforderlichen Teilnehmer schon vorab in DAKS mit mehreren Telefonnummern definiert werden. Gerade in einer Krisensituation ist es schwierig, erst in Listen nachsehen zu müssen, wer für den aktuellen Notfall zum Entscheidungsgremium gehört. Die in DAKS fertig eingerichtete Notfallkonferenz kann dagegen ganz einfach und schnell mit einem Mausklick, Alarmknopf oder einer Tastenkombination gestartet werden und die benötigten Teilnehmer werden automatisch angerufen und der Konferenz hinzugefügt.
  6. Nutzen Sie DAKS-Konferenzen um Unterbrechungen zu vermeiden!
    Bei Konferenzteilnehmern, die mobil unterwegs sind, kann es zu Verbindungsabrissen kommen, z. B. durch Tunnelfahrten. DAKS stellt die Verbindung selbständig wieder her, so oft wie nötig. Der mobile Teilnehmer muss sich so nicht um die Wiedereinwahl kümmern, was insbesondere bei Autofahrten mühsam oder ablenkend sein kann. Die Konferenz kann so schnellstmöglich mit der vollständigen Teilnehmerzahl fortgeführt werden.
  7. Begrenzen Sie die Dauer der Konferenz!
    Man kennt es von Meetings: Zwar ist eine feste Start- und Endzeit eingeplant, dennoch kommt es häufig vor, dass Besprechungen sich in die Länge ziehen und Anschlusstermine oder geplante Aktivitäten sich so verzögern. Das ist ärgerlich und ineffektiv. 
    Gerade bei regelmäßigen Konferenzen, wie z. B. täglichen Briefings kann eine Zeitbegrenzung solche Verzögerungen vermeiden helfen. Eine in DAKS einstellbare Ansage in definierten Abständen vor dem geplanten Konferenzende hilft den Teilnehmern, sich an den Zeitplan zu halten, auf den Punkt zu kommen und so effektivere Besprechungen durchzuführen.
    Sollte ein wichtiges Thema spontan eine längere Besprechungszeit erfordern, kann der Operator die Konferenz über sein Telefongerät verlängern.
  8. Erteilen Sie Rederechte!
    In manchen Besprechungen sollen primär Informationen vermittelt werden. In diesem Fall kann Rederecht nur an bestimmte Teilnehmer übertragen werden. Die restlichen Teilnehmer können nur zuhören. So vermeiden Sie Verzögerungen durch nicht vorgesehene Rückfragen der Teilnehmer.
  9. Gestalten Sie den Zugang zu vertraulichen Besprechungen sicher!
    Geht es um vertrauliche Themen, können Sie mit DAKS zusätzlich zur Einwahl-PIN einmalige Sicherheitscodes vergeben. So verhindern Sie, dass Unbefugte in die Konferenz gelangen können. Außerdem überwacht DAKS während der Konferenz die Rufnummern und Verbindungszustände der Teilnehmer
  10. Protokollieren Sie Ihre Besprechungen!
    Gesprächsmitschnitte helfen dabei, dass keine Information verloren geht, und das Besprechungsergebnis festgehalten wird. Auf Wunsch kann DAKS Aufzeichnungsgeräte in die Konferenz mit einbinden.
    Zusätzlich zeichnet das automatische DAKS-Protokoll alle technischen Daten der Konferenz auf, z. B. welche Teilnehmer wann und über welche Rufnummern erreicht wurden, Uhrzeiten und Gesprächsdauer. Beispielsweise bei Krisen- oder Notfallkonferenzen kann diese Log-Datei als rechtliche Grundlage herangezogen werden.




Erfahren Sie mehr über unser DAKS-Applikationsmodul ‚Konferenzen‘

Die DAKS-Konferenzen sind unser DAKS-Modul des Monats August. Mehr Informationen zum Thema finden Sie in unserem Artikel "Unser DAKS-Applikationsmodul des Monats August ‚Konferenzen‘: Viel mehr als nur eine Telefonkonferenz" – und in unserem kurzem Erklär-Video!

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