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Red KMK von Kerstin Marx-Kiesinger | tetronik Marketing | 



Damit Ziele und Ergebnisse nicht auseinander laufen, müssen sich Teams im Home-Office regelmäßig abstimmen. Entsprechende Tools werden zur Zeit im Internet vermehrt diskutiert und empfohlen. Auf die folgenden wichtigen Aspekte wird dabei jedoch häufig zu wenig eingegangen:

1. Wie können wir uns abstimmen, wenn die Internetqualität stark schwankt?

Die Internetqualität schwankt zur Zeit massiv aufgrund der überdurchschnittlich vielen Zugriffe, z. B. durch Home-Office-Arbeiter und Home-Schooling-Schüler. Daraus resultieren häufige Unterbrechungen und Qualitätsprobleme bei Online-Meetings, was wiederum die Synchronisierung der Teammitglieder erschwert und in die Länge zieht. Darunter leiden sowohl Teamproduktivität als auch Arbeitsergebnisse.

Viele meiner Kontakte, mit denen ich mich in den letzten Wochen unterhalten habe, empfinden ihre Online-Konferenzen als anstrengend und langwierig. Und das liegt nicht etwa an einer schlechten Meeting-Disziplin. Durch die ständigen Unterbrechungen und technischen Ausfälle geht viel Zeit durch Wiederholungen, technische Erklärungen und Wartezeiten verloren. Einer unserer Teamkollegen wohnt in einem städtischen Gebiet, wo es jeden Vormittag zum völligen Zusammenbruch der Internetverbindung kommt. Video- oder generell Online-Konferenzen sind so für uns in diesem Zeitraum gar nicht realisierbar. 

Die Lösung: Vermehrt Telefonkonferenzen zur Abstimmung nutzen

Telefonkonferenzen sind in der Qualität wesentlich stabiler, brauchen weniger Ressourcen und können erfahrungsgemäß zeitlich effektiver gestaltet werden. Immer dann, wenn ein Bild für die Abstimmung nicht unbedingt erforderlich ist (z. B. weil man live ein Produktmuster demonstrieren möchte), und immer dann, wenn Unterbrechungen in höchstem Maße störend sind – z. B. weil es um wichtige Entscheidungen geht – sollten Sie auf eine zuverlässigere Kommunikation in Form von Telefonkonferenzen zurückgreifen.

Die Telefonkonferenzfunktionen des Digitalen Alarm- und Kommunikationsservers 'DAKS' von tetronik sind in idealer Weise für eine störungsfreie und effektive Abstimmung von Teams geeignet. Besonders gut gelingt dies mithilfe dieser vielfach erprobten '10 Tipps für effektivere Telefonkonferenzen'.

Mitarbeiter im Home-Office synchronisierenQuelle: Boyko.Pictures über stock.adobe.com



2. Wie kann ich meinen Mitarbeitern helfen, sich zu strukturieren?

Im Home-Office lässt es sich nicht vermeiden, dass sich private und dienstliche Themen hier und da vermischen, besonders während der aktuellen Kontaktsperre, da zuhause häufig noch Kinder betreut werden müssen. Regelmäßige Konferenzen, die täglich um die gleiche Uhrzeit stattfinden, helfen dabei, die nötige Struktur für die Arbeit zu finden und in einen guten Arbeitsrhythmus zu kommen. Probieren Sie es doch beispielsweise mit dem weit verbreiteten 'Morning Call'. Aber auch nach dem Mittagessen kann ein guter Zeitpunkt sein, sich wieder gemeinsam auf die Tagesziele auszurichten.

In der Vorbereitung auf die Home-Office-Arbeit war mir besonders wichtig, dass wir es als Team schaffen, trotz der sehr unterschiedlichen Situationen zuhause eine gemeinsame Arbeitsstruktur beizubehalten. Wir haben uns dabei für einen täglichen 'After-Lunch-Call' entschieden. Denn direkt nach dem Mittagessen war der ideale Überschneidungszeitpunkt in unseren individuellen Tagesrhythmen, welche u. a. von Kleinkinderbetreuung, Home-Schooling oder auch der Vorliebe, noch spät abends zu arbeiten, geprägt sind.

Die Lösung: Konferenzen weitestgehend automatisieren

Alle nötigen Teilnehmer sollten automatisch zu der gemeinsam vereinbarten Zeit angerufen werden. Denn ist dies nicht der Fall, kommt es erfahrungsgemäß zu lästigen und unproduktiven Zeitverzögerungen, weil einzelne Teilnehmer den Zeitpunkt verpassen oder sich aus anderen Gründen verspäten. Das kann die Abläufe empfindlich stören.

Auch besteht die Gefahr, dass nach den ersten Tagen die Disziplin nachlässt, den täglichen Synchronisierungs-Call durchzuführen. Wenn man z. B. gerade schön "im Flow" ist, erscheint es natürlich reizvoll, die Konferenz zu verschieben oder gleich ganz ausfallen zu lassen. Andere aus dem Team haben aber vielleicht Fragen gesammelt, die sie dringend beantwortet haben möchten, um weiterarbeiten zu können. 

Wir haben DAKS bei uns deshalb so eingerichtet, dass wir täglich um die gleiche Zeit automatisch in einer Telefonkonferenz zusammengerufen werden. Gerade weil es trotz dieser Routine immer wieder vorkommt, dass wir von diesem Konferenzanruf "überrascht" werden, wissen wir, wie wichtig diese Automatisierung tatsächlich ist. Einmal eingerichtet, funktioniert die Synchronisierung so aber perfekt!

DAKS
-Telefonkonferenzen wählen die zuvor definierten Teilnehmer nicht nur automatisch an, sondern berücksichtigen dabei sogar verschiedene Rufnummern, unter denen ein Teilnehmer erreichbar ist. So wird verhindert, dass Konferenzanrufe an Teammitglieder mit wechselnden Arbeitsplätzen (z. B. einem Innen- und einem Außenarbeitsplatz) eventuell ins Leere laufen. Bei Personen, die sich in Bereichen mit starken Netzschwankungen befinden, baut DAKS evtl. abreißende Funkverbindungen selbsttätig wieder auf. Auch das spart eine Menge Zeit und Nerven!

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