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Red SN von Silvio Nuara | tetronik Business Development | 


Als Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflicht für Ihre Mitarbeiter – auch dann, wenn diese im Home-Office arbeiten. Wie behalten Sie den Überblick auch bei hohen Mitarbeiterzahlen, und wie erkennen Sie, ob vielleicht einzelne Kollegen krank sind und nicht arbeiten können?

Andererseits müssen Sie auch die tatsächlichen Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten. Denn entgegen vielfachen Befürchtungen, dass im Home-Office eher zu wenig gearbeitet wird, kommt es beim Arbeiten zuhause häufig zu mehr Arbeitsstunden, als bei der Arbeit im Büro, weil die räumliche Trennung, die ein "natürliches Ende" der Arbeit unterstützt, schlicht und einfach nicht vorhanden ist. Zudem muss der Arbeitgeber auch bei Home-Office-Mitarbeitern seinen Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit nachkommen.

In den vergangenen Wochen habe ich darüber mit vielen Kunden gesprochen. Viele, auch größere Firmen, erklärten mir, dass sie alle Ihre Mitarbeiter einzeln zuhause anrufen, um sich zu erkundigen, ob und wieviel diese arbeiten können. Das kostet natürlich enorm viel Zeit, ist aufwändig und muss zusätzlich händisch dokumentiert werden. Bei besonders hohen Mitarbeiterzahlen kommt dieses System schnell an seine Grenzen.

Wie kann ich die tatsächlichen Arbeitsstunden und den Gesundheitszustand meiner Mitarbeiter im Auge behalten?

Um ohne viel Aufwand das Arbeitspensum Ihrer Mitarbeiter im Blick zu behalten und jederzeit über deren Erreichbarkeit und Arbeitsfähigkeit informiert zu sein, greifen Sie am Besten auf eine einfache technische Lösung zurück, bei der Ihre Mitarbeiter sich selbständig an- bzw. abmelden müssen. Mit DAKS – dem Digitalen Alarm- und Kommunikationsserver von tetronik – stehen hier gleich verschiedene Lösungen, je nach Mitarbeiterzahl, zur Verfügung.

Bei Abteilungsgrößen bis zu 50 Mitarbeitern bietet sich das DAKS-Applikationsmodul 'Bereitschaftsmanagement' an. Speziell entwickelt für Rufbereitschaften, können sich hiermit Ihre Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden, über ihr Telefon oder über eine Web-Oberfläche selbständig zu ihrem Dienst an- oder abmelden.

Ist beispielsweise mit den Mitarbeitern vereinbart, dass sie bis spätestens 9:00 Uhr morgens mit ihrer Arbeit beginnen, so können dies sich um die besagte Uhrzeit aktiv melden. Der Abteilungsleiter kann dabei auf der Oberfläche zu jeder Zeit auf einen Blick erkennen, wer gerade als arbeitend angemeldet und somit auch erreichbar ist. Fehlt die Anmeldung eines Mitarbeiters, kann der Verantwortliche aktiv mit dem Kollegen Kontakt aufnehmen, um zu prüfen, ob alles in Ordnung ist.

Immer im Blick, wer gerade im Dienst ist
Beispiel-Oberfläche: Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick,
welche Mitarbeiter angemeldet sein sollten und welche es tatsächlich sind.

Für höhere Mitarbeiterzahlen als 50 können Sie auf eine DAKS-Basisfunktion zurückgreifen

Dabei können sich Ihre Mitarbeiter selbständig per Telefon (durch Wahl einer Rufnummer und Eingabe einer PIN) an DAKS selbst an- oder abmelden. Über das DAKS-Operatortool kann der Vorgesetzte die jeweiligen Anmeldungszustände auf einen Blick erkennen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Teilnehmer zeitgesteuert, z. B. nach Dienstschluss, automatisch abzumelden. So kann auch verhindert werden, dass ein Mitarbeiter angemeldet bleibt, weil er die abendliche Abmeldung vergessen hat.

So können Sie sich auch bei hohen Mitarbeiterzahlen im Home-Office tatsächlich um jeden Einzelnen kümmern – nämlich gezielt um diejenigen, die nicht angemeldet sind und möglicherweise Ihre Hilfe benötigen.

Vereinbaren Sie mit Ihren Home-Office-Mitarbeitern klare An- und Abmeldedisziplinen: Wenn Mitarbeiter sich nicht nur pünktlich morgens an- und abends abmelden, sondern auch ihre Pausenzeiten auf diese Weise signalisieren, helfen sie ihren Vorgesetzten, Ihrer Verantwortung für die Gesundheit und angemessene Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter nachzukommen.

Protokolle geben allen Beteiligten einen Überblick und unterstützen die Auswertung

DAKS stellt automatisch ein Protokoll aller Aktivitäten, also hier der verschiedenen An- und Abmeldungen, zur Verfügung. Nutzen Sie die DAKS-Protokolle, um einen Gesamtüberblick über einen bestimmten Zeitraum zu erhalten, Probleme oder Trends zu erkennen und interne Auswertungen zu erstellen. So erkennen Sie noch besser, ob Arbeitsplanung oder Prozesse angepasst werden müssen und wer vielleicht Hilfe braucht.

Home Office Fuersorge
Quelle: bigmouse108 über stock.adobe.com

Was kann ich noch für die Gesundheit meiner Mitarbeiter tun?

Auch wenn Sie räumlich getrennt sind und keinen Einblick in die Arbeitsumstände Ihrer Mitarbeiter haben, möchten Sie Ihrer Fürsorgepflicht gründlich nachkommen und darauf achten, dass diese gesund bleiben.

Nutzen Sie hierfür automatische DAKS-Rundrufe mit Ansagen, um Ihre Arbeitnehmer regelmäßig daran zu erinnern, wie sie bei der Arbeit im Home-Office auf Ihre Gesundheit achten können, beispielsweise mit...

  • Hinweisen dazu, wie ein gesundheitsfördernder Arbeitsplatz aussehen sollte und was bei der Bildschirmarbeit zu beachten ist. 
  • Erinnerungen an regelmäßige Pausen.
  • Aufforderungen zu einer kurzen Bewegungspause, um den Kreislauf in Schwung zu bringen und den schädlichen Folgen einer überwiegend sitzenden Tätigkeit entgegen zu wirken.
  • Ideen für Snacks, die die Konzentration oder Immunabwehr stärken.
  • u.s.w.

So können Sie Ihre Mitarbeiter auch im Home-Office betreuen und ermuntern. Bleiben auch Sie gesund und optimistisch!

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