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Red KMK von Kerstin Marx-Kiesinger | tetronik Marketing | 

Auf dem Weg morgens ins Büro sammeln wir ganz automatisch viele Informationen ein: Das große Schild an der Eingangstür, das zeigt, welche Veranstaltungen gerade im Haus stattfinden; Notizzettel am schwarzen Brett, auf denen Kollegen ihr altes Handy zum Kauf anbieten; das Tagesmenü auf der Tafel vor der Kantine; das kleine Update vom Kollegen beim Kaffee holen.

Und im Home-Office? Nicht nur entgehen uns viele Informationen – wir fühlen uns irgendwie abgeschnitten, uns fehlt der Austausch, das Team, die "Büro-Familie". Wir brauchen in der derzeitigen Situation verschiedene Strategien gegen das Isolationsgefühl – eine unkomplizierte Lösung zur Informationsverteilung gehört dazu.

Erhalten wir die gewohnten Informationen weiterhin, fühlen wir uns auch weiter als Teil eines Teams. Wir spüren dann, dass wir nicht irgendwo in unseren eigenen vier Wänden vergessen worden sind, sondern noch immer dazu gehören und gebraucht werden. Dies ist auch für Mitarbeiter wichtig, die in Kurzarbeit geschickt werden mussten und die Veränderung ihrer gewohnten Arbeit noch stärker erfahren.

Teamchats, Online- und Telefonkonferenzen erweisen sich als sehr hilfreich für den Austausch und die Abstimmung innerhalb definierter Teams im Home-Office. Doch sie eignen sich nicht für jede Art von Information. Das Problem besteht gerade in dem "Austausch-Charakter" dieser Tools: Sobald Sie eine Information einbringen, erhalten Sie darauf Reaktionen. Denken Sie z. B. an WhatsApp-Gruppen: Nicht selten lösen Sie eine ganze Diskussion aus, die Sie gar nicht beabsichtigt haben und die das Potential hat, allen Zeit zu stehlen. Wollen Sie also einfach eine Botschaft loswerden, bei der Sie keine Reaktionen wünschen, die also allein dazu dient, dass alle informiert sind, sollten Sie auf andere Möglichkeiten zurückgreifen.

1. Nutzen Sie Rundrufe mit Ansagen

DAKS – der Digitale Alarm- und Kommunikationsserver von tetronik – bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene fertige Rundrufgruppen einzurichten, z. B. solche für einzelne Teams oder solche für die gesamte Belegschaft. Wird ein solcher Rundruf ausgelöst, werden alle zuvor in der Rundrufgruppe eingetragenen Teilnehmer angerufen und hören eine Ansage. Solche Rundrufe können eine feste, im Vorhinein eingerichtete Ansage beinhalten, die dann regelmäßig den Teilnehmern vorgespielt wird. Rundrufe mit fest eingerichteten Ansagen können aber auch auf Abruf hinterlegt werden, um nur bei Bedarf ausgelöst zu werden. Rundrufe mit festgelegten Ansagen können beispielsweise für regelmäßige Erinnerungen, wie Abgabetermine, genutzt werden oder für Warnhinweise, die nach Bedarf einzusetzen sind.

Zusätzlich können Rundrufe jedoch auch mit "ad hoc"-Ansagen besprochen werden – diese eignen sich für aktuelle Meldungen. Hier einige Beispiele:
  • erste (fest eingerichtete) Ansage: "Unternehmens-Update" und anschließend aktuelle Informationen der Geschäftsleitung zu laufenden Prozessen und Maßnahmen.
  • erste (fest eingerichtete) Ansage: "Unser Tipp für die heutige Bewegungspause"; anschließend die zweite (ad hoc)-Ansage mit einer aktuell aufgesprochenen Bewegungsanleitung des Gesundheitsbeauftragten Ihres Unternehmens.
  • erste (fest eingerichtete) Ansage: "Achten Sie auf ausgewogene Ernährung. "Unser Snack-Tipp heute"; anschließend gibt die Leitung der zur Zeit nicht genutzten Kantine Hinweise zu konzentrationfördernden Snacks.
  • (Mehr Beispiele an gesundheitsfördernden Ansagen für Ihre Mitarbeiter finden Sie übrigens im Artikel "Wie kann ich meiner Fürsorgepflicht für Mitarbeiter im Home-Office nachkommen?") 

Home Office Informieren
Quelle: DoubleM über stock.adobe.com

2. Nutzen Sie medienübergreifende Nachrichtentools

Wir alle haben unsere Vorlieben, was unsere Kommunikationsmedien betrifft: E-Mails, firmeneigene Messenger, SMS, Telefonie, usw. Wenn wir daher eine Nachricht über ein bestimmtes Medium verbreiten, werden einige Adressaten diese Nachricht möglicherweise zeitverzögert erhalten, da sie bevorzugt ein anderes Medium benutzen.

Das DAKS-Applikationsmodul 'Notifier-Pro' gibt Ihnen die Möglichkeit, aus einem einzigen Eingabefeld, mit nur einer Nachricht, sehr viele Adressaten über verschiedene Kommunikationskanäle gleichzeitig zu erreichen. Die Teilnehmer werden dabei in DAKS mit ihren jeweils bevorzugten Medien gespeichert. Sie bereiten Ihre Nachricht bequem in einer Web-Oberfläche vor, greifen dabei auch auf vorbereitete Textbausteine zurück und wählen die gewünschten Teilnehmer aus. Mit dem Sende-Befehl wird die Nachricht sodann an alle gewählten Adressaten über den jeweils bevorzugten Kommunikationsweg verschickt – und Sie wissen sicher, dass Ihre Information die Empfänger auf dem schnellstmöglichen Weg erreicht.

Fazit: 

Um effektiv Informationen an Ihre Mitarbeiter im Home-Office zu verteilen, müssen Sie unterscheiden, welche Informationen welche Art von Kommunikation benötigen: Wünschen Sie Reaktionen, wollen Sie einen Austausch anregen? Oder sollen Ihre Mitarbeiter einfach nur informiert sein? Nutzen Sie das für den jeweiligen Bedarf geeignete Werkzeug! Wie auch immer Sie Ihre Informationen gerade verteilen – sorgen Sie dafür, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern in gutem Kontakt bleiben.

Bleiben Sie gesund und optimistisch!

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