Success-Stories

Saubere Sache

Die Berliner Stadtreinigung und ihr DAKS

Dass eine Müllabfuhr regelmäßig die Tonnen leert, weiß jeder. Die Aufgaben der Berliner Stadtreinigung gehen aber weit darüber hinaus. Was für eine Organisation dahinter steht und welche Arbeiten im Hintergrund dafür ablaufen, lässt sich kaum erahnen und wird üblicherweise kaum wahrgenommen...

Kurzvorstellung des Kunden

Schaut man hinter die Kulissen, sieht man sich bei der Berliner Stadtreinigung (BSR) augenblicklich mit einem modernen Dienstleistungsunternehmen konfrontiert. Im Besitz des Landes Berlin befindlich, verfügt die BSR heute über die Arbeitskräfte, das Know-how und die notwendige unternehmerische Flexibilität, um die abfallwirtschaftlichen Ziele und die Ansprüche an die Reinigung der deutschen Hauptstadt zuverlässig und nachhaltig zu gewährleisten.

Die Umwandlung in eine Anstalt des öffentlichen Rechts im Jahr 1994 machte den Weg frei für eine Neuausrichtung des Unternehmens, die den sozialen und umweltspezifischen Maßgaben ebenso gerecht wird, wie den wirtschaftlichen Erfordernissen des Marktes.

In diesem Zusammenhang hat sich vor allem die seit 1999 berlinweit praktizierte Gruppenarbeit als äußerst effiziente Lösung erwiesen. Diese Form der Arbeitsorganisation erlaubt es, die neuralgischen Punkte jederzeit im Blick zu behalten und sehr flexibel auf den konkreten Reinigungsbedarf zu reagieren.

Dies ist jedoch mit einem hohen Koordinationsaufwand verbunden, da aufgrund von Urlaub, Krankheit, Personalzu- oder weggang – und natürlich auch in Abhängigkeit von den örtlichen Witterungsbedingungen – die Einsatzgruppen permanent neu formiert werden müssen.

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Zentrale Kundenanforderungen

Die bisher von Hand durchgeführte Koordination mit einem Server unterstützen
Der Server soll von einer zentralen Stelle aus arbeiten, aber dezentral mit lokalen Daten versorgt werden
Die Erfüllung arbeitsrechtlicher Bestimmungen
Die zukünftige Kopplung an ein SAP-System
Eine möglichst einfache, intuitive Verwaltung der Arbeitsgruppen
Eine schnelle und sichere Bedienung des Kommunikationssystems (ca. 200 Mitarbeiter im Schichtwechsel müssen in der Lage sein, das System zu bedienen)
Ausführliche Protokollierung für den Bericht an den Betriebsrat

Herr Hampel

Leiter der TK-Organisation der BSR

"Der Diensthabende hat jetzt wesentlich mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit. Der Notfall wird schon fast zur Routineangelegenheit. Wir können jetzt alle 2.000 Mitarbeiter unserer Straßenreinigung in unter 10 Minuten erreichen. Wenn wir dies der Zeit gegenüberstellen, die wir vorher dazu benötigt haben, hat sich das System praktisch schon beim ersten Einsatz amortisiert."

Ein Mitarbeiter der BSR

"Wenn wir ein System hätten, das umgekehrt funktioniert wie ein Anrufbeantworter, dann wäre uns sehr geholfen. Ein Computer müsste alle Mitarbeiter, die vorher vom Dienststellenleiter für einen Einsatz zusammengestellt wurden und gemeldet sind, so lange anrufen, bis sie wirklich erreicht wurden, um dann bei ihnen jeweils eine Nachricht zu hinterlassen."

Herr Hampel

Leiter der TK-Organisation der BSR

"Uns war von Anfang an bewusst, dass unsere Anforderungen vom Fachbereich der BSR sehr hoch sind. Immerhin haben wir auch eine sehr hohe Verpflichtung einzuhalten, dass der Verkehr bzw. die Reinigung, und damit die gesamte Infrastruktur, reibungslos funktionieren."

Die Herausforderung

In der Vergangenheit wurden die Mitarbeiter bei entsprechender Witterung telefonisch in Bereitschaft versetzt und bei Bedarf jeweils einzeln manuell angefordert. Dies bedeutete für die Einsatzleiter am jeweiligen Standort regelmäßig 150 bis 300 Mitarbeiter nacheinander anzurufen und die Einsatzgruppen fortwährend manuell zu aktualisieren, wenn einzelne Personen mal nicht erreicht wurden.

Eine individuelle Einsatzplanung manuell umzusetzen, erforderte nicht selten bis zu 8 Stunden langes Telefonieren für jeden einzelnen der 16 Dienstleiter, und, wenn zum Beispiel ein Wintereinbruch früher kam als vorhergesagt, auch schon ‘mal permanentes Telefonieren die ganze Nacht hindurch bis in die Morgenstunden. Auf das ganze Team gerechnet waren dies pro Einsatz mitunter bis zu 130 Stunden an Telefongesprächen.

Die Firma DOST Telecom aus Berlin, Spezialist für Kommunikationstechnik und langjähriger Partner der BSR, wurde mit zu Rate gezogen. In einem gemeinsamen Beschluss entschied man sich letztlich für den vielfach bewährten Alarmserver DAKS, da sich dieser problemlos in die vorhandene TK Infrastruktur integrieren lässt und allen Anforderungen gerecht wird.

„Sehr wichtig war uns auch die Protokollierung. Die stand ganz oben auf der Liste der Anforderungen. Warum bzw. für welchen Zweck die Schicht angefordert wurde, und wer wann dafür erreicht wurde. Wir übergeben einen genauen Bericht an den Betriebsrat. Dazu sind wir verpflichtet, und das nehmen wir auch sehr ernst. Die meisten Systeme haben zwar eine Protokollfunktion, welche Rufnummer gewählt wurde, aber ohne weitere Details, wie z. B. eine Rückmeldung, ob die Telefonnummer falsch war, keine PIN eingegeben wurde, oder ob der Teilnehmer nach einer bestimmten Anzahl von Anwahlversuchen nicht abgenommen hat“, so Hampel.

Die Lösung mit DAKS^®

Seit 2009 erfolgt nun die Koordination der Mitarbeiter mit Unterstützung des DAKS aus dem Hause tetronik. Dadurch konnte nicht nur die schnelle Erreichbarkeit der einzelnen Arbeitsgruppen deutlich verbessert, sondern außerdem auch eine enorme Effizienzsteigerung erreicht werden, wodurch sich die Reaktionszeit bei einem plötzlich auftretenden Wetterumschwung eklatant verringert hat.

„Mit DAKS konnten wir unsere Anforderungen an einen Kommunikationsserver hervorragend abbilden“, erklärt Herr Hampel. „Die geschützten Mitarbeiterdaten werden über eine gesicherte Anbindung im DAKS bereitgestellt, sodass bei Änderungen der Rufnummer automatisch ein Update erfolgt.“

Für die Umsetzung der Aufgabe setzte DOST auf den leistungsstarken 60-kanaligen DAKS. Dazu Herr Gehrt von DOST Telecom: „Immerhin müssen im Extremfall 2.000 Teilnehmer angerufen werden, und das in möglichst kurzer Zeit.“ Und weiter: „Um die Administration der Gruppen noch stärker zu vereinfachen, haben wir DAKS um ein eigens entwickeltes User-Interface erweitert. Damit lassen sich die Arbeitsgruppen von jedem Standort der BSR aus erstellen und individuell pflegen, um sie dann gebündelt an den zentralen DAKS zu übergeben. Das spart viel Zeit und ermöglicht bei Schichtwechsel eine reibungslose Übergabe.“

Fazit

200 Flottenleiter koordinieren im Schichtwechsel 2.000 Mitarbeiter mit einem einzigen Anruf.

Herr Hampel: „Die 200 Arbeitsplätze sind voll netzwerkfähig, sodass von jedem beliebigem Standort der BSR der Diensthabende seinen Einsatzplan koordinieren und durchführen kann.“

„Das System ist hervorragend in die TK-Infrastruktur integriert“, meint Herr Gehrt von DOST Telecom, „alles harmoniert miteinander. Theoretisch könnte man auch von zu Hause aus über einen VPN-Tunnel administrieren, und selbst von unterwegs aus kann ein Dienststellenleiter nun mit nur einem einzigen Anruf an DAKS seine gesamte Mannschaft mobilisieren, noch ehe er selbst bei der Dienststelle eingetroffen ist!“