12 Tipps für effektivere Telefonkonferenzen mit DAKS

Helfen Sie Ihren Teilnehmern, sich rechtzeitig auf die Themen vorzubereiten, die Sie besprechen wollen. Richten Sie beispielsweise einen Rundruf in geeignetem zeitlichen Abstand vor der Telefonkonferenz ein, der die zukünftigen Konferenzteilnehmer mit einer Ansage über den Themen- und Ablaufplan informiert.

Sobald die Teilnehmer sich einwählen, können sie sich vorerst in einem virtuellen Vorraum einfinden – ähnlich einer Lounge, in der man sich, bevor man den Meetingraum betritt, noch einen Kaffee holt und mit anderen Teilnehmern plaudert. Dank dieses Zwischenstopps kann der Operator an dieser Stelle auf Meetingregeln und Vorabinformationen hinweisen, damit die Teilnehmer vorbereitet in die Konferenz gehen. 

Vorräume sind gerade bei Konferenzen im Krisenmanagement wertvoll, weil die Teilnehmer auf das vorbereitet werden, was sie erwartet, und gezielt genau dann in den aktiven Konferenzbereich eingelassen werden, wenn es für sie sinnvoll ist.

Nutzen Sie eine einleitende Ansage, um wichtige technische Funktionen der Telefonkonferenz zu erklären, z. B. das Stummschalten („Mute“-Funktion). Mobile Teilnehmer können sich mitunter an lauten Orten aufhalten, was die Konferenz stören kann. Schalten diese Teilnehmer sich stumm, werden die übrigen Teilnehmer von den störenden Geräuschen nicht mehr beeinträchtigt. Alternativ kann auch der Operator das Stummschalten übernehmen und sich um weitere technische Gegebenheiten kümmern – so können sich die Teilnehmer leichter auf die Inhalte der Konferenz konzentrieren.

Ab fünf Teilnehmern sollte ein Moderator die Konferenz führen, um eine effektive Arbeitsweise zu sichern.

Der Moderator

• begrüßt die Teilnehmer und stellt ggf. einander noch nicht bekannte Teilnehmer vor
• steuert den Ablauf und behält die Uhr im Auge
• unterstützt das Gespräch, indem er Rederecht erteilt, oder einzelne Teilnehmer aktiv anspricht und zu Beiträgen anregt
• fasst zwischen den Themenblöcken wichtige Ergebnisse jeweils kurz zusammen
• achtet auf die Einhaltung der Konferenzregeln (Ausreden lassen, Sprechzeit-Begrenzungen, Thema, …) und sorgt so für eine lösungsorientierte Bearbeitung

Bei DAKS-Konferenzen, und besonders bei Konferenzen mit hoher Teilnehmeranzahl, kann die Rolle des "Operators" die Moderation unterstützen und zusätzlich für ungestörte Abläufe sorgen.

Der Operator kann:

• Konferenzen starten und beenden
• die voreingestellte Konferenzdauer verlängern
• Teilnehmer gezielt in die Konferenz holen (auch aus anderen laufenden Konferenzen) oder vorübergehend außerhalb des aktiven Konferenzraums parken
• mehrere andere Konferenzen gleichzeitig überblicken und steuern

Vermeiden Sie ärgerliche Verzögerungen und Unruhe im Meeting durch verspätete Teilnehmer und Einwahlschwierigkeiten.

• Lassen Sie DAKS die Teilnehmer zur Konferenz anrufen. So kann ausgeschlossen werden, dass Teilnehmer den Termin vergessen oder sich verspäten.
• Automatisch gestartete DAKS-Konferenzen: Regelmäßig geplante Besprechungen können zuvor in DAKS definiert werden. DAKS ruft dann alle Teilnehmer automatisch an.
• Auch für Notkonferenzen können die erforderlichen Teilnehmer schon vorab in DAKS mit mehreren Telefonnummern definiert werden. Gerade in einer Krisensituation ist es schwierig, erst in Listen nachsehen zu müssen, wer für den aktuellen Notfall zum Entscheidungsgremium gehört. Die in DAKS fertig eingerichtete Notfallkonferenz kann dagegen ganz einfach und schnell mit einem Mausklick, Alarmknopf oder einer Tastenkombination gestartet werden und die benötigten Teilnehmer werden automatisch angerufen und der Konferenz hinzugefügt.

Trotz fest eingeplanter Start- und Endzeit kommt es häufig vor, dass Besprechungen sich in die Länge ziehen. Das ist ärgerlich und ineffektiv. 
Gerade bei regelmäßigen Konferenzen, wie z. B. täglichen Briefings kann eine Zeitbegrenzung dabei helfen, Verzögerungen zu vermeiden. Eine in DAKS einstellbare Ansage in definierten Abständen vor dem geplanten Konferenzende hilft den Teilnehmern, sich an den Zeitplan zu halten, auf den Punkt zu kommen und so effektivere Besprechungen durchzuführen.

Sollte ein wichtiges Thema spontan eine längere Besprechungszeit erfordern, kann der Operator die Konferenz verlängern.

Bei Konferenzteilnehmern, die mobil unterwegs sind, kann es zu Verbindungsabrissen kommen, z. B. durch Tunnelfahrten. DAKS stellt die Verbindung selbständig wieder her, so oft wie nötig. Der mobile Teilnehmer muss sich so nicht um die Wiedereinwahl kümmern, was insbesondere bei Autofahrten mühsam oder ablenkend sein kann. Die Konferenz kann so schnellstmöglich mit der vollständigen Teilnehmerzahl fortgeführt werden.

In manchen Besprechungen sollen primär Informationen vermittelt werden. In diesem Fall kann Rederecht nur an bestimmte Teilnehmer übertragen werden. Die restlichen Teilnehmer können nur zuhören. So vermeiden Sie Verzögerungen durch nicht vorgesehene Rückfragen der Teilnehmer.

Geht es um vertrauliche Themen, können Sie mit DAKS sowohl persönliche Einwahl-PINs als auch einmalige Sicherheitscodes vergeben. So verhindern Sie, dass Unbefugte in die Konferenz gelangen. Außerdem überwacht DAKS während der Konferenz die Rufnummern und Verbindungszustände der Teilnehmer.

Ein gutes Brainstorming oder das Ausarbeiten mehrerer Themen profitiert oft von Gruppenarbeit – mithilfe von Breakout-Räumen können die Teilnehmer in kleinere Teams aufgeteilt werden und sich so effektiv beraten. Diese Funktion, die bereits von gängigen Web-Konferenztools bekannt ist, gibt es mit DAKS nun auch für Telefonkonferenzen. Somit können auch sicherheitskritische Themen in Kleingruppen ausgearbeitet werden.

Gesprächsmitschnitte helfen dabei, dass keine Information verloren geht und dass das Besprechungsergebnis festgehalten wird. Auf Wunsch kann DAKS Aufzeichnungsgeräte in die Konferenz mit einbinden.

Zusätzlich zeichnet das automatische DAKS-Protokoll alle technischen Daten der Konferenz auf, z. B. Uhrzeiten, die Gesprächsdauer und welche Teilnehmer wann und über welche Rufnummern erreicht wurden. Beispielsweise bei Krisen- oder Notfallkonferenzen kann diese Log-Datei als rechtliche Grundlage herangezogen werden.

Mit diesen 12 Tipps haben Ihre Konferenzen sowohl im Alltagsgeschäft als auch im Krisenfall das Potential, so effektiv und hilfreich wie möglich abzulaufen. Selbst beim Umsetzen nur eines Punktes können Ihre Meetings bereits geordneter über die Bühne gehen.

Bei DAKSpro ist eine unlimitierte Testlizenz für das Modul 'Konferenzen' in der Basislizenz enthalten.