Wissen
News & Blog
Veröffentlicht am 26. Juni 2024

Wie aus einer E-Mail ein Anruf wird

Oftmals werden Störmeldungen von den Auslösern selbst im E-Mail-Format ausgegeben. Dieses Verfahren wird genutzt, wenn die physische Übermittlung von Daten über Kontakte und Kabel z. B. aufgrund von großen Entfernungen nicht möglich oder zu teuer ist. Doch ist der verantwortliche Empfänger auch per E-Mail erreichbar, z. B. aufgrund einer Rufbereitschaft? Und ist die Signalisierung eines E-Mail-Eingangs überhaupt ausreichend, um so viel Aufmerksamkeit zu wecken, wie es ein Klingelton bei einem Anruf könnte? DAKS bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um eine E-Mail in einen Anruf umzuwandeln und sogar komplexe Rundrufprozesse zu starten. 

Mit dem DAKS-Modul 'Mail-to-Phone' E-Mails zu Anrufen wandeln

Beispiel

Die Abfüllanlage sendet eine E-Mail

In einer Abfüllanlage wird ein bestimmter Füllstand unterschritten. Die Anlage sendet automatisch eine E-Mail mit den genauen Daten zur Störung an den Mail-to-Phone-Server.

DAKS ruft die verantwortlichen Servicetechniker an

DAKS ruft – mit einem Einzelruf oder Gruppenruf – den oder die entsprechend verantwortlichen Servicetechniker an. Dabei kann im Mail-to-Phone-Server ein Sonderrufton eingestellt werden, so dass die angerufenen Teilnehmer sogleich erkennen können, dass es sich um eine Störungsmeldung und nicht um einen gewöhnlichen Anruf handelt.

Der Servicetechniker hört eine Ansage

Ein Servicetechniker nimmt den Anruf entgegen und hört eine Ansage: "Sie haben eine Nachricht erhalten." und "Mit der Stern- oder Rautetaste können Sie innerhalb der Nachricht vorwärts bzw. rückwärts blättern."

Der Text erscheint im Display

Nun kann der Empfänger die vollständige Nachricht zum Füllstand auf dem Display eines beliebigen textfähigen Endgeräts lesen.
Für Mobilgeräte kann der E-Mail-Text auf Wunsch alternativ auch als SMS ausgegeben werden.

Per Tastendruck kann er den Auftrag annehmen

Wenn eine Quittierung angefordert ist, wird eine zusätzliche Ansage abgespielt: "Bestätigen Sie die Nachricht positiv mit 1 oder negativ mit 0." Die Rückmeldungen über angenommene, bzw. nicht angenommene sowie positive oder negative Quittierungen gehen direkt zurück an den Initiator der E-Mail.

Das macht das DAKS-Modul 'Mail-to-Phone' zu einem weiteren Baustein für optimale mobile Erreichbarkeit und verlässliche Alarmierung.

Mit DAKS-IoT E-Mails zu Anrufen wandeln

Kunden, die bereits eine IoT-Umgebung mit Node-RED im Einsatz haben, können die Umwandlung auch sehr einfach mit den DAKS-IoT-Nodes umsetzen:

Beispiel

Node-RED wird mit dem E-Mail-System verbunden

Node-RED meldet sich als User an einem Posteingang an (dies können interne E-Mail-Server oder externe gehostet Dienste sein.).

Ein Gerät sendet eine E-Mail

Wenn z.B. die Kühlschranktemperatur einen definierten Temperaturbereich über- oder unterschreitet, wird eine E-Mail gesendet.

DAKS-IoT erkennt eine Alarm-Mail

Node-RED wertet zunächst aus, ob das Betreff-Feld der E-Mail das Wort "Alarm" enthält. Nur dann werden die E-Mails weiter verarbeitet.

DAKS-IoT verarbeitet den Mail-Inhalt

Anschließend werden die Inhalte der E-Mail aufgetrennt und der Body gefiltert.

Aus dem Body wird nur der relevante Teil in die Message kopiert und an die ESPA-X Schnittstelle übergeben.

DAKS ruft die verantwortlichen Servicetechniker an

DAKS ruft das jeweils verantwortliche Technik-Team an. Die Nachricht wird auf einem textfähigen Endgerät angezeigt und kann zudem per Text-to-Voice als Ansage abgespielt werden.

Per Tastendruck kann er den Auftrag annehmen

Wenn eine Quittierung angefordert ist, wird eine zusätzliche Ansage abgespielt: "Bestätigen Sie die Nachricht positiv mit 1 oder negativ mit 0." Die Rückmeldungen über angenommene, bzw. nicht angenommene sowie positive oder negative Quittierungen gehen direkt zurück an den Initiator der E-Mail.

DAKS-IoT steuert auch Fremdsysteme an

Zusätzlich kann DAKS-IoT mit den Informationen aus der E-Mail auch Fremdsysteme ansteuern. Beispielsweise kann DAKS-IoT Systemzustände via ModbusTCP an das Dashboard der Gebäudeleittechnik melden.

 

Nutzen Sie diese drei Funktionen für einen noch glatteren Alarmierungsprozess

Alarmrufton für mehr Aufmerksamkeit
Besonders wichtige Meldungen brauchen auch besondere Aufmerksamkeit! Wenn die E-Mail mit "Wichtigkeit hoch" markiert wird, kann der von DAKS gestartete Rundruf auf allen geeigneten Endgeräten in einem auffälligen Alarmrufton klingeln. So ist für den Empfänger sofort erkennbar, dass er sich um diese Meldung unverzüglich kümmern muss.

Vorlesen mit 'Text-to-Voice'
Mit dem zusätzlichen DAKS-Modul 'Text-to-Voice'*, können sich die Teilnehmer den E-Mail-Text vorlesen lassen.

Überspringen überflüssiger Textstellen bei langen E-Mail-Texten
Manche Systeme geben E-Mails mit sehr langen Texten aus, die auch Texte / Daten beinhalten, die für eine schnelle Bearbeitung der Störung nicht unbedingt notwendig sind und bei der Entgegennahme der Nachricht eher stören. Mit der Funktion 'Parsen' können im Rundruf "Trigger"-Worte eingestellt und so Texte erst ab bestimmten Stellen übermittelt werden.

Übrigens: Es geht auch umgekehrt

Sie wollen genau das Gegenteil, nämlich Ihren Rundruf als E-Mail verschicken? Auch dafür ist das DAKS-Portfolio gerüstet: Das DAKS-Modul 'E-Mail-Versand' sorgt dafür, dass ein Rundruf auch als E-Mail verschickt werden kann und ist ein weiterer Baustein für die verlässliche Alarmierung und Kommunikation mit DAKS. Die Tatsache, dass DAKS wie kein anderer Alarmserver Meldungen aus den unterschiedlichsten (heterogenen) Infrastrukturen annehmen, umwandeln und wiederum in vielen verschiedenen Formaten und Medien ausgeben kann, ist einer der Schlüssel für diese Zuverlässigkeit. Schließlich sollen wichtige Meldungen ihren Empfänger unter allen Umständen erreichen – unabhängig davon, wo sie sind oder ob sie sich z. B. gerade in derart lauten Umgebungen aufhalten, dass es kaum möglich ist, eine Ansage abzuhören. 

Fazit

Solche und viele andere Umstände sind im wirklichen Arbeitsleben nicht die Ausnahme, sondern die Regel, nicht zuletzt auch, weil Arbeitsplätze und Workflows zunehmend mobiler werden. DAKS kümmert sich deshalb um das, was Sie nicht für jede Situation bedenken müssen und gibt jede Meldung grundsätzlich sowohl in Sprache als auch in Textform aus. Dies wiederum ermöglicht eine Kommunikation über verschiedenste Medien und Kanäle mit dem Ziel, für jede Aufgabe einen Verantwortlichen innerhalb der richtigen Zeit zu erreichen.

© tetronik GmbH. Alle Rechte vorbehalten.